突破百戶不是夢：新創代管的營運加速器

在新北市板橋的大馬路上，有一間年輕卻活力十足的包租代管公司。創辦人許先生 2023年自行創業，成立代管品牌，當時他只有兩名員工和不到 30 間房源。那時候的他，每天的工作就是在 Excel 表格和電話、LINE 群組之間奔波：對帳、追租、報修、寄送月結單……一個月重複同樣的瑣事。 「最痛苦的就是月底。」許先生笑著回想，「房客繳租金的時間不一樣，我每天都在確認到底誰付了、誰沒付。房東也會急著問：『這個月的租金什麼時候匯？』有時候少打一個數字，就要花幾天解釋。」 這樣的低效率，讓他一度懷疑公司能不能成長。

成長的瓶頸：時間不夠、人手不足
隨著業界對代管服務的需求提升，許先生陸續接到新的屋主委託。從 20 戶到 60 戶，看似業務翻倍，但背後的行政壓力也同步暴增。 每天花三小時追帳，五小時整理報表，處理房東房客的電話又是另一個無底洞。當時他和團隊甚至開玩笑：「我們不是代管公司，是金融公司。」因為有八成時間都在處理金流和帳務。 「我知道要規模化經營，但問題是，我不可能無限制增加人手。」許先生坦言。增加員工代表成本上升，而房東對代管費用又極為敏感。如果再不改變，公司就會卡死在 60 戶上下。

遇見屋我也：從人工到自動化
2024 年，許先生透過同行介紹，第一次聽到屋我也租賃管理系統。當時他半信半疑，因為過去嘗試過幾個工具，不是功能太陽春，就是導入成本過高。 真正接觸後，他才發現這套系統正中痛點：
• 自動對帳：房客繳租金後，系統自動比對金流，提醒誰已繳、誰未繳。
• 一鍵月結單：月底不用再用 Excel 報表，系統自動產出收支明細，寄送給每一位房東。
• 營收現金流：隨時掌握公司營運狀況，收支情況、應收應付都清楚明瞭。
「最有感的是對帳。」許先生舉例，以前追蹤 60 戶的租金至少要兩三天，現在一天不到一小時就能完成，還不怕出錯。

效率帶來的轉變
導入屋我也後的一年，公司戶數突破了 100。更關鍵的是，許先生發現自己終於有時間去做「真正該做的事」：拓展業務、經營房東關係、培訓團隊。 最主要的關鍵點在於:
1. 人力優化：以前需要三個行政人員處理帳務，現在只要一人就能完成。其他兩人轉而專注在客戶服務與市場開發。
2. 決策更快：報表自動生成，每月初就能清楚知道哪些物件表現好、哪些需要調整。過去需要一週才整理出的資訊，現在一鍵下載即得。
3. 房東更信任：房東每月準時收到清楚的收支月結單，專業感大幅提升。許先生說：「有房東甚至介紹朋友委託，因為覺得我們的服務比傳統仲介更透明。」

從 20 戶到 120 戶的跨越
僅僅一年半的時間，管理的房源數突破 120 戶。這不只是數字成長，更是一種信心的提升。 「很多業者卡在 50 到 80 戶的階段，因為管理壓力太大。但有了系統，我們才有可能突破天花板。」許先生說。 他回憶，如果沒有導入屋我也，公司可能還在 60 戶掙扎，而且每天忙到深夜，根本沒有餘力思考長遠發展。
如今，許先生已經不再滿足於「接更多房子」，而是思考如何把公司做成一個專業品牌。他開始規劃跨區經營，進軍桃園市場。 設計了「房東說明會」，把系統月結單作為專業展示，說明代管流程透明。培養團隊成員，把標準作業流程（SOP）落實在屋我也平台上。

「以前我們是被動處理問題，現在能主動規劃未來。」他說。